У любой компании, которая ведет хотя бы минимальную хозяйственную деятельность, периодически возникает дебиторская задолженность. Обычно в этом нет ничего плохого для бизнеса – задолженность погашается без каких-либо негативных последствий. Но бывает и так, что долги переходят в «хронические», и взыскать их становится с каждым днем всё труднее. Это может привести к финансовым проблемам для компании и значительному ущербу, как прямому, так и в виде недополученной прибыли. Потому очень важно, чтобы на предприятии была грамотно организована работа с дебиторской задолженностью. О том, как это лучше всего сделать, какие меры можно предпринять, чтобы снизить риски невозврата средств, а также как взыскать долг, если он всё-таки возникает, мы поговорим в рамках данной статьи.
Почему дебиторская задолженность опасна для компании?
Прежде всего, нужно разобраться с тем, что считается дебиторской задолженностью. Согласно определению, это суммарные долги со стороны контрагентов, клиентов перед конкретной компанией. Соответственно, для компании такая задолженность является активом. Почему же тогда плохо, что дебиторка растет? Если посмотреть на вопрос с другой стороны, становится понятно: поскольку общая задолженность со стороны контрагентов растет значит, предприятие отгружает свою продукцию или оказывает услуги, не получая реальных денег за них. Если масштабы этого явления небольшие, на него можно не обращать внимания, особенно если рост и снижение дебиторской задолженности сезонные и чередуются между собой.
Но что будет в случае, если размер дебиторки растет постоянно? Получается, что предприятие регулярно недополучает средства, которые могли бы пойти на развитие, закупку материалов, расширение сферы деятельности и т. д. Первые негативные последствия – стагнация компании из-за отсутствия свободных денег на развитие или, как вариант, необходимость брать кредиты на развитие. В дальнейшем, если ситуация будет развиваться в том же русле, положение компании будет усугубляться: средств может не хватать уже на обеспечение обычной деятельности, кредитование станет неизбежным, и в итоге все может закончиться банкротством или другими печальными последствиями. Вот почему так важны как контроль размера дебиторки, так и работа по взысканию дебиторской задолженности, если она не возвращается в установленные сроки.
Еще один риск для компании, связанный с дебиторской задолженностью – это сложности по ее взысканию. Если на первых этапах возникновения вернуть средства проще, то со временем это становится все сложнее. И усилия по взысканию долга через суды и другие механизмы часто оказываются более дорогостоящими и сложными, чем размер задолженности, что автоматически переводит ее в разряд безнадежной. Накопление таких долгов, само собой, не способствует развитию бизнеса и ведет к различным проблемам, как текущим, так и отложенным.
Порядок организации работы с дебиторской задолженностью
Для того чтобы озвученных выше проблем не возникало или хотя бы они были сведены к минимуму, необходимо, чтобы в компании был реализован четкий порядок работы с дебиторской задолженностью. И эта деятельность должна вестись постоянно, а не эпизодически, только в этом случае можно рассчитывать на положительные результаты. Обычно комплекс мер состоит из таких действий:
- проверка контрагента – если партнер честный, платежеспособный и выполняет взятые на себя обязательства, проблем с дебиторкой не может произойти априори (не считая форс-мажорных случаев). Потому очень важно, чтобы каждый потенциальный контрагент, особенно если идёт речь о новых партнерах, проходил определённую проверку. В нее обычно входит получение информации о компании из различных источников, общие сведения о репутации контрагента, реестр судебных решений относительно данного юрлица и т. д. И только если все проверки пройдены, можно переходить к заключению сделки;
- составление договора – очень важно, чтобы составленный договор был максимально грамотным и учитывал все интересы компании. Среди прочего, в нем должны быть прописаны обязательства сторон, санкции в случае невыполнения условий договора, сроки, в которые должна быть проведена оплата и т. д. Чем более подробно и грамотно будут прописаны условия, тем проще впоследствии будет добиться взыскания задолженности, в том числе в судебном порядке. Кроме того, если с документами все в порядке, это может заставить вашего контрагента выполнить условия сделки и не обострять ситуацию;
- сопровождение сделки на всех этапах – кроме проверки контрагента и правильного составления договора нужно проследить, чтобы и другие этапы сделки были проведены правильно. Например, очень важен контроль того, имеет ли представитель второй стороны все необходимые полномочия для совершения указанных действий, нет ли каких-либо других ограничений и т. д. Это поможет в тех случаях, если дело дойдет до суда и придется доказывать, что такая сделка действительно заключалась на определённых условиях. Если же при заключении договора будут допущены ошибки, его впоследствии легко можно будет оспорить, и тогда дебиторская задолженность прейдет в категорию безнадёжных;
- претензионная работа по взысканию долгов – если средства не были перечислены в указанные сроки, нужно переходить к их принудительному взысканию, и первый этап данного процесса – подача официальной претензии. С претензиями лучше не тянуть, поскольку чем раньше требования будут озвучены, тем больше вероятность добиться цели. В претензии указываются основания возникновения задолженности, ее сумма, а также требования погасить долг как можно скорее. Также можно озвучить перспективу судебного взыскания в случае чего;
- обращение в суд – если с задолженностью ничего не удается сделать другими способами, можно обратиться в суд и взыскать средства в судебном порядке. Как и в случае с претензией, обязательно понадобится грамотное обоснование возникновения задолженности – только в этому случае суд станет на вашу сторону.
Если весь комплекс мер будет в компании регулярно выполняться, проблем, связанных с дебиторской задолженностью, возникать не должно, а те, что таки будут появляться, будут легко и оперативно решаться.
Чек-лист рекомендаций юристов по снижению рисков возникновения дебиторской задолженности в компании
Чтобы не допускать возникновения рисков, связанных с дебиторкой, рекомендуется в первую очередь выполнить следующие меры:
- назначить человека или группу людей, которые будут ответственны за работу с дебиторской задолженностью. Желательно, чтобы в число такой группы входили как финансисты, так и юристы, чтобы оперативно разрешать все конфликтные ситуации;
- регулярно контролировать как общий размер дебиторки, так и задолженности по отдельным контрактам, проверять сроки погашения, чтобы при возникновении просрочек сразу же принимать необходимые меры;
- внедрить отдельный бизнес-процесс по работе с просроченной дебиторкой – сотрудники должны знать, что делать в таких ситуациях, как снизить риск невозврата дебиторской задолженности, какие меры принять в первую очередь;
- заручиться поддержкой адвоката по взысканию задолженности – даже самый грамотный контроль не может полностью избавить компанию от необходимости принудительного взыскания долгов через суд. И здесь не обойтись без помощи опытного адвоката.
Если внедрить эти меры на предприятии, вероятность проблем, связанных с дебиторской задолженностью, существенно снизится.
Заключение
Просроченная дебиторская задолженность представляет для компании большие риски, ведь она имеет свойство накапливаться и негативно влиять на состояние бизнеса. Чтобы этого не допускать, нужно разработать и внедрить эффективную стратегию работы с дебиторкой, ведь упредить возникновение проблемы намного проще, чем улаживать уже возникшие конфликты.
