Каждая компания, которая ведет хозяйственную деятельность, должна при этом также вести налоговый учет. Это прямое требование законодательства, которое распространяется на всех налогоплательщиков, вне зависимости от того, на какой системе налогообложения они находятся – обычной, льготной или упрощенной. Следует заметить, что хорошо продуманный порядок ведения налогового учета в организации помогает не только соблюдать требования закона, но и существенно упрощает деятельность: минимизируются проблемы с налоговой инспекцией, меньше времени уходит на подготовку налоговых деклараций и т. д. Потому правильная организация налогового учета – это одна из приоритетных задач, особенно для компаний, которые только начинают вести свою деятельность на рынке. В данной статье мы расскажем, с какими трудностями можно столкнуться при организации налогового учета, как можно упростить его ведение, а также расскажем особенности организации налогового учета с минимальными рисками.
С какими проблемами организации налогового учета сталкиваются чаще всего?
Прежде всего, необходимо определиться с тем, что из себя представляет налоговый учет. Дело в том, что его часто путают с бухгалтерским учетом, хотя это совершенно разные вещи, ведь налоговый учет включает в себя сведения исключительно для правильного исчисления налогов за конкретный период, а бухгалтерский учет включает в себя вообще все операции, вне зависимости от того, как они влияют на тот или иной налог. Другими словами, налоговый учет – это система сбора и систематизации данных относительно деятельности компании (как производственной, так и непроизводственной), которые позволяют правильно рассчитывать налоги, а также оптимизировать их в рамках действующего налогового законодательства.
Естественно, что в компаниях сталкиваются с различными проблемами при организации налогового учета. Вот наиболее распространённые из них:
- недостаточно информации относительно того, как должен вестись налоговый учет – хотя общие принципы учета выписаны в Налоговом кодексе РФ, конкретных указаний в законодательстве нет, и организациям приходится самостоятельно продумывать процедуру сбора и систематизации сведений, которая была бы удобной как для внутреннего использования, так и для доступа извне (к примеру, сотрудниками ФНС при проведении очередной проверки);
- нехватка квалифицированных кадров, которые могли бы помочь с организацией налогового учета – небольшим компаниям нерезонно нанимать отдельного сотрудника или группу для того, чтобы вести налоговый учет, поэтому данные обязанности чаще всего поручаются бухгалтеру или другим сотрудникам. Однако они не обладают специализированными знаниями, что может повлиять на качество ведения учета. В результате возможны различные проблемы как внутри компании, так и вне ее (к примеру, во время проведения налогового аудита);
- громоздкость существующих систем учета – зачастую налоговый учет формируется на базу бухгалтерского и включает в себя значительное количество излишних данных, которые пересекаются между двумя базами. Такие регистры из-за большого количества показателей очень сложно поддерживать, непросто с ними работать, делать аналитические выборки, готовить отчетность и т. д. С другой стороны, учитывая предыдущую проблему, по-другому организовать налоговый учет многие компании просто не в состоянии;
Как видно, существует немало проблем, связанных с налоговым учетом, и правильное их решение – непростая задача, которая ложится на руководство компании. Необходимо продумать систему таким образом, чтобы она, с одной стороны, не была слишком громоздкой и сложной для ведения, а с другой – данные в ней были максимально полными и корректными. Потому, чтобы грамотно организовать данную систему, рекомендуется проконсультироваться у профессионального юриста по налогам.
Как организовать налоговый учет в компании и избежать рисков?
Как же вести налоговый учет так, чтобы сделать его эффективным инструментом, помогающим избежать различных рисков и конфликтных ситуаций? В каком порядке организации ведут налоговый учет и какой подход является оптимальным? Попробуем разобраться в этом вопросе.
Во-первых, действующий порядок налогового учета должен быть прописан в учетной политике компании и утвержден ее руководителем. Там указывается, кто ведет учет, какие параметры в него входят, в каком виде хранится база, как часто она обновляется и т. д. Из того, что обязательно должно входить в налоговый учет – это сведения о доходах компании за отчетный период, разделенные по статьям (например, экспорт, торговые операции, предоставление услуг на условиях субподряда и т. д.), а также информация о расходах за этот же период, также с указанием статей трат. Кроме того, в системе учета должна храниться информация о текущих налогах, задолженностях и т. д. В принципе, для упрощенной системы налогового учета этих сведений должно хватить.
Учитывая преимущества и недостатки интеграции налогового и бухгалтерского учета, можно рекомендовать всё-таки вести их вместе, особенно если речь идет о небольших компаниях с малым количеством сотрудников. При этом структура налогового учета не должна быть перегруженной лишними показателями, чтобы можно было легко получить нужные сведения и сформировать отчетности. Если говорить о конкретных данных, то в основу налогового учета должны лечь первичные бухгалтерские документы, подтверждающие совершение той или иной операции. Кроме того, в учет могут вноситься документы, подтверждающие право на налоговые льготы, вычеты и т. д.
Существует несколько требований, позволяющих сделать налоговый учет правильным и удобным:
- неразрывность – сведения в налоговые регистры должны вводиться постоянно, начиная с регистрации компании и вплоть до ее ликвидации;
- обособленность – информация о каждом юридическом лице должна храниться отдельно, даже если организации зарегистрированы на одного человека и ведут совместную деятельность;
- денежный эквивалент – вся информация в налоговых регистрах должна выражаться в финансовом выражении, даже если операции проводились в какой-либо иной форме, но все равно влияют на доходы или расходы за отчетный период;
- последовательность – сведения в базу налогового учета должны вводиться последовательно, за каждый отчетный период, с обязательным формированием отчетности по завершению периода. При этом важен принцип временной определённости – доходы и расходы касаются того отчетного периода, когда была совершена операция, а не тогда, когда деньги фактически поступили на счета компании – это очень важно для правильного формирования налоговых деклараций.
Если вы только планируете организацию налогового учета, или хотите оптимизировать существующую систему, вам поможет консультация налогового адвоката. Опытный специалист расскажет, что и как сделать, как избежать основных рисков и т. д.
Заключение
Налоговый учет – это обязательная вещь для каждой компании, а при грамотной организации – помощь в подготовке и подаче налоговой отчетности и аргумент в спорах с ФНС. Существует несколько различных подходов к организации налогового учета, и наиболее подходящий выбирается, исходя из конкретных обстоятельств. Грамотный налоговый юрист поможет организовать учет по всем правилам.
