Налоговая проверка рано или поздно коснется любой компании, потому нужно быть к ней готовым. В процессе проверки налоговики больше всего обращают внимание на документы, ведь именно по ним можно проследить, какие операции совершались в отчётный период как они отображены в налоговом и бухгалтерском учете, правильно ли были рассчитаны и уплачены налоги и т. д. Потому подготовка бизнеса к налоговой проверке обязательно включает в себя приведение в порядок документов. В данной статье мы поговорим о том, какие документы при проведении налоговой проверки понадобятся в первую очередь, как их лучше всего подготовить и на что обратить внимание в ходе подготовки, чтобы минимизировать негативные последствия, связанные с действиями сотрудников ФНС.
Какие документы проверяет налоговая при проверке?
Следует различать камеральные налоговые проверки, которые проводятся каждый раз при сдаче очередной налоговой отчетности, и выездные проверки, которые происходят реже и не всегда по заранее утверждённому плану – они могут назначаться по тем или иным причинам (например, подозрения в неуплате налогов). Разница между этими проверками не только в процедуре, но и в документах, которые проверяются. Для камеральной проверки обычно не требуется ничего, кроме отчетности, которую предприятие подает по итогам отчетного периода в ФНС, и только есть непонятные моменты, сомнительные операции и т. д., налоговики могут затребовать дополнительные разъяснения и подтверждающие документы.
Что же касается выездной проверки, то тут все иначе: налоговики могут потребовать предоставить практически любые документы, если они имеют отношение к предмету и периоду проверки. Чаще всего могут потребоваться следующие документы в ходе выездной налоговой проверки:
- первичные документы – «первичка» (сюда относятся чеки, квитанции, кассовые ордеры, счета-фактуры, счета на оплату, накладные и т. д.) часто становится одной из главных целей налоговых инспекторов при проверке. Это легко объяснить: с одной стороны, по этим бумагам легко проследить всю деятельность компании за отчетный период, с другой – к хранению и оформлению первичных документов, их фиксации в налоговом и бухгалтерском учете законодательство выдвигает достаточно строгие требования, которые не всегда соблюдаются бизнесом. Именно поэтому первичку налоговый инспектор попросит посмотреть почти наверняка;
- документы, относящиеся к бухгалтерскому учету – по закону все операции, совершаемые в рамках хозяйственной деятельности компании, должны учитываться по специальной форме (например, в учетной книге или с помощью специального программного обеспечения). Именно на основании данных бухгалтерского учета затем формируется отчетность для налоговой, исчисляются и платятся налоги, поэтому эти документы могут заинтересовать проверяющих. Кроме того, в этой сфере нередко допускаются нарушения, что только повышает интерес представителей налоговой службы;
- документы, связанные с трудовыми отношениями на предприятии – перечень документов при проверке налоговой будет неполным без бумаг, которые бы демонстрировали, как в компании соблюдается трудовой кодекс. Среди прочего, должны храниться трудовые договоры с наемными работниками, основания для принятия на работу, трудовые книжки, подтверждение уплаты налогов и взносов за сотрудников предприятия и т. д. Если в компании есть сотрудники в штате, эта информация почти наверняка будет запрошена;
- лицензии на осуществление определенных видов хозяйственной деятельности – некоторые виды деятельности требуют обязательного лицензирования. Работа без такой лицензии – грубое нарушение законодательства, потому налоговики могут проверить ее наличие, и привлечь к ответственности в случае отсутствия или истечения срока действия (например, если забыли вовремя продлить действующую лицензию).
Конечно, этот список не является полным и окончательным – налоговики могут запросить уставные документы компании, договоры с контрагентами, выписки со счетов и многое другое, что посчитают нужным. Поэтому документы для налоговой проверки следует готовить заранее и очень тщательно.
Как подготовить документы компании для проведения налоговой проверки?
Как уже упоминалось выше, очень важно, чтобы документы для налоговой проверки ООО были в порядке, и их легко было найти и предоставить по запросу налогового инспектора. Эта часть подготовки к налоговой проверке является одной из важнейших – если с документами всё будет в порядке, скорее всего, компанию не ждут серьезные санкции. Вот несколько советов по подготовке документов к проверке и общих рекомендаций, которые позволят минимизировать риски, связанные с налоговой проверкой:
- составьте ориентировочный список документов, которые могут понадобиться – очень важно понимать, что может понадобиться в ходе визита налоговиков, и подготовить это заранее. Оцените период, которого будет касаться проверка, составьте список торговых операций за это время, обеспечьте наличие подтверждающих документов по каждому из них;
- убедитесь, что документы соответствуют требованиям законодательства – для проверяющих если документ составлен не по утверждённой форме, то считается, что такого документа вообще нет, со всеми вытекающими последствиями. Потому обязательно нужно проверить, правильно ли документы оформлены, соответствует ли форма их фиксации требованиям закона, и если нет, внести необходимые коррективы;
- заручитесь поддержкой адвоката по налоговым проверкам – оптимальным вариантом для подготовки к налоговой проверке, включая как подготовку документов, так и другие необходимые действия, будет привлечение к процессу налогового адвоката. Он не только поможет с бумагами, но и обеспечит юридическое сопровождение налоговых проверок, что минимизирует риски и защитит бизнес от неправомерных действий налоговиков.
Эти рекомендации помогут подготовиться к проверке и пройти ее без негативных последствий для компании.
Заключение
При подготовке к налоговой проверке очень важно уделить достаточное внимание документам. Нужно составить ориентировочный список того, что будет проверяться, убедиться, что документы соответствуют требованиям законодательства, а также заручиться поддержкой профильного юриста.
